Sie möchten wissen, worauf es bei der Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur ankommt?
Wenn es um die Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen geht, kommen unsere Kunden häufig mit zahlreichen Fragen auf uns zu.
Worauf ist bei einer professionellen E-Mail-Signatur für Geschäftszwecke zu achten? Wie lässt sich die Signatur einheitlich formatieren? Kann ich sie selbst erstellen oder braucht es einen Profi dazu?
Wir haben die häufigsten Fragen unserer Kunden zusammengetragen und für Sie zum Nachlesen in diesem Blogbeitrag beantwortet. So sollten Sie alle Basisinfos bekommen, um schnell eine professionelle E-Mail-Signatur erstellen zu können.
Inhaltsverzeichnis
- Was bringt so eine E-Mail-Signatur eigentlich?
- Das sind die Pflichtangaben für geschäftliche E-Mail-Signaturen in Österreich
- So sollte die E-Mail-Signatur aussehen
- E-Mail-Signatur erstellen mit Outlook, Thunderbird und Apple Mail
- Signatur vom Profi erstellen lassen oder lieber selbst machen?
- Design und Code: Eine einheitliche Formatierung für das gesamte Unternehmen und deren Mitarbeiter
Was bringt so eine E-Mail-Signatur eigentlich?
Für österreichische Unternehmen ist das Führen einer E-Mail-Signatur Pflicht. Welche Bestimmungen hier gelten, erfahren Sie im nächsten Absatz.
Außerdem unterstützt die E-Mail Signatur das eigene Marketing, das Branding und sorgt für Kundenbindung: Mit E-Mail-Signatur-Marketing gibt es kreative Möglichkeiten Ihr Unternehmen und Angebot auch an dieser Stelle in Szene zu setzen.
Das sind die größten Vorteile einer professionellen E-Mail-Signatur:
1. Kontaktaufnahme erleichtern
Mit einer ausführlichen und gut gestalteten E-Mail-Signatur erleichtern Sie Ihren Empfängern die Kontaktaufnahme mit Ihnen und Ihrem Unternehmen.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass potenzielle Leads schnell das Interesse verlieren, wenn sie zu lange nach einer Kontaktmöglichkeit suchen müssen.
Also, machen Sie es ihnen leicht und packen alle wichtigen Kontaktinformationen auch in Ihre E-Mail-Signatur.
2. Professionellen Auftritt sichern
Mit einer E-Mail-Signatur passend zu Ihrem Corporate Design und Ihrem restlichen Firmenauftritt vermitteln Sie Vertrauen und Professionalität.
E-Mails gelten formal gesehen als Geschäftsbriefe und sollten auch als solche signiert werden. Eine ordentliche E-Mail-Signatur ist also ein Must-have in der Unternehmenskommunikation.
3. Persönlich und individuell: E-Mail-Signatur-Marketing
Das sind die Pflichtangaben für geschäftliche E-Mail-Signaturen in Österreich
In Österreich müssen laut WKO Unternehmen bei Geschäftsbriefen und Bestellscheinen bestimmte Angaben machen. Diese Bestimmung richtet sich speziell an Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind – allerdings unabhängig von Ihrer Rechtsform. Von dieser Regelung sind Geschäfts-E-Mails ebenso betroffen.
Grundsätzlich müssen diese Unternehmen immer die folgenden Angaben machen:
- Firma: Firmenwortlaut gemäß Firmenbucheintrag
- Firmenbuchnummer
- Firmenbuchgericht
- Firmensitz laut Firmenbucheintrag
- Rechtsform der Firma
- Liquidationsvermerk, falls relevant
Genauere Informationen hierzu erhalten Sie auf der Website der WKO unter dem folgenden Link: >>Impressumsvorschriften für E-Mails und Websites Österreich
Nun zur Sache: So sollte die E-Mail-Signatur aussehen
Um nun tatsächlich einen professionellen Auftritt mit Hilfe Ihrer E-Mail-Signatur zu garantieren, sollte auch das Design stimmen.
Am besten richten Sie sich nach den Angaben in Ihrem CD (=Corporate Design) oder fragen Ihre Grafiker oder Designer um Hilfe.
Wichtig ist, dass Sie die nötigen Bestandteile der E-Mail-Signatur in einen harmonischen Zusammenhang bringen. Auch dafür gibt es die ein oder andere Gestaltungsregel.
Sie möchten selbst Hand anlegen, haben aber keine Kenntnisse in grafischer Gestaltung?
Dafür haben die Kollegen von Hubspot eine Lösung. Sie lautet: Email Signature Generator
Hier können Sie innerhalb weniger Minuten designte E-Mail-Signaturen erstellen, die Ihren professionellen Auftritt unterstreichen.
Dazu brauchen Sie lediglich eine Design-Vorlage auswählen und die angebenden Felder mit Ihren Informationen befüllen.
Falls Sie es doch lieber individueller halten möchten, sollten Sie den Designer Ihres Vertrauens zurate ziehen.
Der Email Signature Generator von Hubspot: https://www.hubspot.de/email-signature-generator
E-Mail-Signatur erstellen mit Outlook, Thunderbird und Apple Mail
Wie funktioniert nun die Erstellung von E-Mail-Signaturen mit den unterschiedlichen Mailprogrammen?
Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur selbst erstellen möchten, folgen Sie am besten den Anleitungen der Hersteller. Die können es am besten erklären und bieten meist Lösungen für mögliche Hindernisse von vornherein an.
Wir haben hier für Sie die Anleitungen der meist genutzten E-Mail-Programme zusammengefasst und mit dem entsprechenden Link zur Hersteller-Seite versehen.
E-Mail Signatur mit Outlook erstellen
Outlook bietet die Möglichkeit gleich mehrere personalisierte E-Mail-Signaturen für ein Konto zu erstellen. Diese können dann je nach Bedarf der jeweiligen Nachricht angehängt werden.
Outlook-Signaturen können wie eine elektronische Visitenkarte gestaltet werden. Sie können die folgenden Elemente einfügen:
- Text
- Bild
- Logo
Sie möchten jetzt Ihre E-Mail-Signatur mit Outlook erstellen? Hier geht’s zur Original-Anleitung:
E-Mail Signatur mit Thunderbird erstellen
Mit dem E-Mail-Programm von Firefox können Sie Textblöcke mit Bild und Logo automatisch an jede Nachricht anhängen. Hier gibt es verschiedene Arten der Erstellung:
- Reintext
- HTML
- Dateien
- vCards
Für Laien könnte die Erstellung einer E-Mail-Signatur mit Thunderbird etwas schwer fallen. Jedoch sollten Sie mit der folgenden Anleitung gut durch kommen:
E-Mail Signatur mit Apple Mail erstellen
Auch beim Versenden von E-Mails mit Apple Mail können Sie verschiedene Signaturen erstellen und diese je nach Bedarf einsetzen.
Apple hat hierzu eine sehr ausführliche Beschreibung unter diesem Link für seine User erstellt: >>Anleitung zur Signatur
Sie finden darin alle Erklärungen und Anleitungen zu:
- Signatur erstellen
- Signatur löschen
- Signatur automatisch und manuell hinzufügen
- Signatur aus E-Mail entfernen
Signatur vom Profi erstellen lassen oder lieber selbst machen?
Sie sehen, mittlerweile ist das Internet voll mit Beschreibungen, Anleitungen und Empfehlungen für die Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen. Trotzdem ist es nicht unbedingt notwendig, alle Schritte im eigenen Branding selbst zu machen.
In größeren Unternehmen ist es manchmal erschwerlich die E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter einheitlich darzustellen. Dazu bedarf es Zeit und Ressourcen sich diesem Thema gemeinsam mit der IT-Abteilung zu widmen.
Design und Code: Eine einheitliche Formatierung für das gesamte Unternehmen und deren Mitarbeiter
Wir wissen, eine E-Mail-Signatur funktioniert anders als Word und verhält sich auch anders als eine Website: Sie enthalten keine externe CSS-Datei und jeder E-Mail-Client (= der Empfänger Ihrer versendeten E-Mail) empfängt diese im Format womöglich anders.
Und wahrscheinlich kennen Sie intern das Problem, dass Ihre E-Mail-Signatur für Sie perfekt angezeigt wird, doch beim Empfänger und von dessen E-Mail-Client wird Sie einfach anders dargestellt?
Wenn Sie zuverlässigere Ergebnisse erzielen möchten, geben Sie das Design der E-Mail-Signatur an Ihre IT-Abteilung bzw. einem professionellem Webentwickler: Dieser legt speziell für die Signatur eigene Style-Attribute und Textformatierungsregeln in Containern fest. Wichtig ist dabei auch, dass die E-Mail-Signatur nicht nur gut aussieht, sondern auch auf der Desktop-Anwendung wie auch in der mobilen Ansicht am Smartphone einwandfrei funktioniert.
Sie wünschen Sich Unterstützung bei der Erstellung Ihrer professionellen E-Mail-Signatur?
Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich.
Wir sind Profis in Sachen Branding und Webdesign – dazu gehört auch die Erstellung einer professionellen E-Mail-Singnatur ganz nach den Angaben Ihres Corporate Designs.
Terminvereinbarungen und Anfragen beantworte ich persönlich. Sie erreichen mich am besten telefonisch unter 0660 31 82 752, per E-Mail an sonja@greatvibes.at oder über unser Kontaktformular.
Ich freue mich auf unser Gespräch!
Herzlichst,
Sonja Schwaighofer
